Учет комиссионной торговли через маркетплейсы: автоматизация учета в торговле

1. Введение в комиссионную торговлю через маркетплейсы

Продажи через маркетплейсы – это современная форма комиссионной торговли, где продавец выступает комитентом (владельцем товара), а площадка (Wildberries, Ozon и др.) – комиссионером (посредником). Проще говоря, вы передаете товар маркетплейсу, он продает его покупателям от своего имени, а затем перечисляет вам выручку за вычетом комиссии. Такой подход регулируется договором комиссии и широко распространен в РФ.

В этом гайде мы рассмотрим шаг за шагом, как настроить 1С для работы с маркетплейсами, отразить передачу товаров, продажу, возвраты и комиссионное вознаграждение.

2. Настройка работы с маркетплейсами

Прежде чем приступать к учету, убедимся, что в 1С включена функциональность комиссионной торговли. По умолчанию в типовой конфигурации она может быть отключена, и соответствующие документы не будут доступны.

Шаг 1. Включить комиссионную торговлю в функциональности. Перейдите в меню Главное → Настройки → Функциональность. В открывшемся окне найдите вкладку «Комиссионная торговля» и установите флажок «Продажа товаров или услуг через комиссионеров (агентов)». Эта опция добавит необходимые документы и разделы для учета продаж через агентов. Шаг 2. Проверьте появление нужных документов. Теперь в разделе Продажи должен появиться блок или рабочее место, связанное с маркетплейсами. В актуальных версиях 1С:Бухгалтерии есть удобная форма «Маркетплейсы и комиссионеры» – своеобразное рабочее место, где собраны все операции по комиссионной торговле. Через кнопку Создать в этом разделе можно выбрать нужный документ: передачу на реализацию, возврат, отчеты о продажах и т.д.

Когда все готово, можно переходить к заведению данных о вашем маркетплейсе и товарах.

3. Основные виды отчетов комиссионеров

Прежде чем погрузиться в проводки, давайте разберемся, какие документы формирует маркетплейс и что вам предстоит отражать в 1С. В комиссионной торговле через маркетплейсы основными документами являются отчеты комиссионера, на основании которых вы учитываете продажи и связанные операции:

• Отчет о продажах. Это главный документ от маркетплейса, где перечислены проданные товары за определенный период, их количество, сумма продаж и удержанная комиссия. Маркетплейс обычно предоставляет такой отчет еженедельно или ежемесячно. В 1С он регистрируется документом Отчет комиссионера (агента) о продажах. В отчете отражается, какие товары реализованы через площадку, на какую сумму и на какую дату.

• Данные о возвратах. Если покупатели возвращали товары, информация об этом тоже попадает либо в отчет о продажах (отдельными строками со знаком минус), либо в отдельное уведомление/отчет. В 1С возвраты покупателей фиксируются в том же документе «Отчет комиссионера» на вкладке «Возвраты» – здесь указываются товары, которые были проданы ранее, а затем возвращены. Это позволяет скорректировать выручку и вернуть товар на учет как нереализованный.

• Акт комиссионера о вознаграждении (услугах). Маркетплейс берет комиссию за свои услуги – как правило, определенный процент с продаж, иногда плюс дополнительные расходы (логистика, эквайринг). Эти суммы могут отражаться в отчетах о продажах или отдельно. Нередко маркетплейс выставляет акт об оказании услуг (акт на комиссионное вознаграждение) на свою комиссию. В учете 1С это оформляется либо внутри отчета о продажах (в оптовом варианте документа), либо отдельным документом «Поступление (акт) услуг», где фиксируется сумма вознаграждения, причитающегося комиссионеру.

• Акт списания товаров. Бывают случаи, когда товар на стороне маркетплейса теряется или портится. Площадка тогда оформляет акт списания с указанием количества списанных единиц и, возможно, суммы компенсации. В 1С для этого с недавних пор предусмотрен отдельный документ Отчет о списании (акт о списании), позволяющий списать товары, находившиеся у комиссионера, с одновременным отражением компенсации, если она выплачивается.

Каждый из этих отчетов важен. Отчет о продажах влияет на вашу выручку и остатки товаров, возвраты не дают завысить выручку по возвращенным товарам, акты вознаграждений нужны, чтобы учесть расходы на комиссию, а акты списания – чтобы корректно списать потери.

4. Создание контрагента и сопоставление номенклатур

Начнем с подготовки справочников. Необходимо завести маркетплейс как контрагента в 1С и связать (сопоставить) ваши товары с позициями на площадке.

Контрагент-маркетплейс. В разделе Справочники → Контрагенты нажмите Создать для добавления нового контрагента. Заполните обязательные реквизиты: наименование (например, ООО «Вайлдберриз» или АО «Озон»), ИНН, КПП, адрес и пр. Эти данные можно найти в публичных источниках или на сайте маркетплейса – обычно они доступны, так как вам нужен договор с этой организацией.

Договор комиссии. После сохранения карточки контрагента создайте с ним договор. Тип договора – «с комиссионером» (на продажу). Укажите номер и дату договора комиссии, как в вашем соглашении с площадкой. Если по договору установлен фиксированный процент комиссионного вознаграждения, вы можете сразу занести его в карточку договора – тогда 1С сможет автоматически рассчитывать сумму комиссии при отражении продаж.

Сопоставление номенклатуры (товаров). Подготовьте список товаров, которые вы продаете через маркетплейс, в вашей базе 1С. Все позиции, выставленные на Wildberries/Ozon, должны быть заведены в справочнике Номенклатура в 1С. Имена товаров в 1С и на маркетплейсе не обязаны совпадать дословно, но вам важно понимать, где какой товар. При использовании интеграции 1С поможет сопоставить товары автоматически по названию или артикулам. Если вы планируете загружать отчеты из личного кабинета маркетплейса, то при первой загрузке система попросит сопоставить товары – то есть указать, какие позиции в 1С соответствуют строкам из отчета.

Если товаров много, ручное создание может занять время. Тут на помощь приходит возможность загрузки каталога маркетплейса.

5. Загрузка каталога маркетплейса

1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0) обладает инструментами интеграции с крупнейшими площадками – Wildberries и Ozon – для обмена данными. В том числе можно загрузить каталог товаров, т.е. список ваших товарных карточек с маркетплейса, прямо в 1С.

Есть два подхода к загрузке каталога:

• Через файл. Вы выгружаете файл с каталогом из личного кабинета маркетплейса (например, Excel-шаблон с перечнем товаров) и импортируете его в 1С.
• Через API. Вы можете настроить прямое подключение (API) к маркетплейсу. Для этого в личном кабинете WB или Ozon генерируется API-ключ, который вводится в настройки интеграции в 1С. После этого обмен данными (в том числе загрузка каталога) может выполняться автоматически по запросу.

В рабочем месте «Маркетплейсы и комиссионеры» для Wildberries и Ozon доступны команды «Загрузить каталог товаров» – они позволяют подтянуть список товаров по API или из файла. При первой загрузке происходит сопоставление товаров онлайн-площадки с вашей номенклатурой в 1С. После успешной загрузки каталога у вас в 1С появятся все товары, продающиеся на маркетплейсе, со связью между вашими данными и данными площадки. Теперь переходим к отражению операций продаж.

6. Передача товаров маркетплейсу

Когда вы готовы отгрузить товар на маркетплейс, это нужно зафиксировать в учете. В комиссионной схеме товар передается площадке на реализацию (на условиях комиссии), но не считается сразу проданным, пока маркетплейс не реализует его конечному покупателю. Тем не менее, факт передачи нужно отразить, чтобы товар числился как отгруженный.

Документ «Передача на реализацию». В 1С откройте раздел Продажи → Маркетплейсы и комиссионеры (или раздел Продажи → Реализация, в зависимости от версии интерфейса). Нажмите Создать → Передача на реализацию. Откроется форма нового документа. Заполните в ней следующие поля:

• Дата – дата, когда вы отгружаете товар маркетплейсу. По умолчанию подставляется текущая, при необходимости измените.
• Контрагент – выберите вашего маркетплейса (например, ООО «Вайлдберриз»).
• Договор – автоматически подставится ваш договор комиссии с этим контрагентом (если не выбрался, выберите вручную из выпадающего списка).
• Склад – укажите ваш склад, с которого списывается товар (например, Основной склад).
• Табличная часть (товары) – перейдите на вкладку Товары документа. Добавьте позиции, которые отправляете на маркетплейс. Проще всего нажать кнопку Подбор – откроется справочник номенклатуры, где можно выбрать нужные товары и указать их количество. После подбора товаров нажмите Перенести в документ, и они появятся в табличной части с указанным количеством.
• Счет-фактура не требуется – внизу формы есть поле про счет-фактуру. Поскольку при передаче на комиссию права собственности не переходят, счет-фактура не выписывается. В типовой 1С есть строка или флажок, где следует указать «Счет-фактура не требуется.

После заполнения всех данных нажмите Провести и закрыть. Документ сохранится и отразится в учете. Теперь ждем, когда маркетплейс продаст товар, и предоставит нам отчет о продажах.

7. Отчет о продажах и его особенности

Наступает ключевой момент – маркетплейс реализовал часть вашего товара и прислал отчет о продажах (например, за неделю или месяц). Этот документ надо отразить в 1С, чтобы зафиксировать выручку, списать себестоимость и отразить комиссию. В 1С для этого служит документ «Отчет комиссионера (агента) о продажах». Виды отчета о продажах. В современных версиях 1С:Бухгалтерии отчеты комиссионера разделены на два типа операций:

• Оптовые продажи. Полная форма отчета, предполагающая, что комиссионер (маркетплейс) выставляет счет-фактуру покупателю. В одном документе можно отразить продажи, возвраты, сумму комиссионного вознаграждения и платеж от покупателя. Этот вариант используют, если покупатели – юрлица, требующие счета-фактуры, или вообще при схемах, когда площадка реализует товар с НДС-счетами.
• Розничные продажи. Упрощенная форма, используется, когда маркетплейс продает товары физлицам и сам счета-фактуры конечным покупателям не выставляет. Такой отчет отражает только продажу товаров (и, при необходимости, возвраты покупателей), без комиссионного вознаграждения внутри. Вознаграждение комиссионера учитывается отдельным документом (чуть позже мы это сделаем). Для большинства селлеров, работающих с маркетплейсами, подходит именно розничный вариант, так как Wildberries, Ozon и др. продают товар конечным потребителям.

Рассмотрим оформление на примере розничного отчета о продажах, как наиболее типичного. Создание отчета комиссионера о продажах. В разделе Маркетплейсы и комиссионеры нажмите Создать → Отчет о продажах (розничные продажи). Появится форма документа. Заполните основные поля:

• Дата и номер – укажите дату отчета и его номер. Обычно в файле или кабинете маркетплейса отчет имеет номер и дату составления, их и перенесите.
• Контрагент – выберите маркетплейс (комиссионера).
• Договор – ваш договор комиссии с ним (подставится автоматически, если ранее выбран контрагент).

На вкладке Товары (иногда она называется «Реализация») заполните сведения о проданных товарах:

• В верхней таблице «Покупатель» можно указать конечного покупателя, но в контексте маркетплейса покупателем считается сам комиссионер. Поэтому оставляем тут маркетплейс (он уже выбран как контрагент). Не удивляйтесь: хотя реальный покупатель – физлицо, для учета вы продаете товар как бы маркетплейсу, чтобы отразить задолженность комиссии.
• Поля «Всего» и «НДС» программа рассчитает сама по добавленным товарам, трогать их не нужно.
• Таблица «Товары»: добавьте строчки для каждого проданного товара (можно заполнить вручную по отчету маркетплейса или нажать кнопку «Заполнить» – если документ создан на основании передачи на реализацию, позиции подставятся). Укажите наименование (выберите номенклатуру), количество проданных единиц и цену, по которой товар был реализован покупателю через маркетплейс. Ставка НДС возьмется из товара или договора автоматически.
• Если в отчетном периоде были возвраты покупателей, перейдите на вкладку «Возвраты». Здесь аналогично указываются товары, которые были возвращены (то есть фактически отмененные продажи). Обычно маркетплейс в своем отчете прямо включает эти строки со знаком минус или отдельным разделом "Возвраты". Перенесите их, указав количество возврата и сумму. Возвраты уменьшают итоговую выручку.

После заполнения проведите документ.

Автоматическая загрузка отчета. Не обязательно заполнять все продажи вручную. 1С умеет загружать отчеты о продажах прямо из личного кабинета маркетплейса или из файла. Например, для Wildberries доступна команда «Загрузить отчеты о продажах…» – вы выбираете период и система либо по API получает данные, либо предлагает выбрать файл Excel отчета. При загрузке программа сама сформирует документ «Отчет комиссионера» со всеми товарами.

Итак, после отражения отчета о продажах у нас признана выручка, товар списан с учета как проданный. Осталось учесть возврат товаров на склад (если маркетплейс вернул что-то непроданное) и, конечно, рассчитать комиссию.

8. Возврат товаров от маркетплейса

Не весь переданный товар может быть продан. Что-то остается невостребованным, что-то возвращается из-за брака или по другим причинам. Такие товары маркетплейс обычно возвращает комитенту (то есть вам), и это тоже нужно отразить в учете. Для возврата непроданных (или возвращенных покупателями) товаров с комиссии предназначен документ «Возврат переданного на реализацию».

Оформление возврата в 1С. В разделе Маркетплейсы и комиссионеры выберите Создать → Возврат переданного на реализацию. Откроется форма документа:

• Укажите дату возврата и выберите контрагента-маркетплейса (того же, что и при передаче).
• Загрузите через подбор или вручную в табличную часть те товары и в таком количестве, которые вернулись на ваш склад. В идеале, вы можете создать документ на основании исходной передачи – тогда 1С заполнит все позиции, и вам останется оставить нужные с количеством возврата.
• Проведите документ.

После проведения возврата 1С сформирует обратные проводки: товар поступает на ваш склад (Дт 41) и списывается со счета отгруженных (Кт 45). То есть теперь он снова числится как ваш обычный товар на складе, готовый к дальнейшей продаже (либо можно его использовать иначе).

9. Комиссионное вознаграждение и расчеты с маркетплейсом

Как говорилось, в розничном отчете о продажах вознаграждение комиссионера не показано. Маркетплейс обычно либо присылает акт (счет) за свои услуги, либо просто сообщает сумму удержанной комиссии в составе отчета. В любом случае, мы должны отразить эту сумму как наш расход (затраты на сбыт) и как нашу задолженность перед маркетплейсом (или уменьшение его задолженности перед нами).

В 1С удобно использовать документ «Поступление (акт, УПД) – услуги» для отражения комиссии:

• Создайте документ Поступление (вид операции: услуги), укажите контрагент = ваш маркетплейс, договор = комиссия.
• В табличной части добавьте новую услугу, например «Комиссионное вознаграждение маркетплейса» (если нет такой номенклатуры, создайте в справочнике номенклатуры тип «Услуга»).
• Укажите сумму комиссии, которую удержал маркетплейс, и ставку НДС. Обычно крупные маркетплейсы являются плательщиками НДС, поэтому их комиссия включает НДС 20%.
• Проставьте счета учета: Дебет счета затрат, Кредит расчетов.
• Проведите документ.

Поступление денежных средств. Последний шаг – учет денег, которые переведет маркетплейс. Обычно схема такая: маркетплейс удерживает комиссию из ваших продаж и перечисляет остаток. То есть, если купили на 10 000, комиссия 1 000, вам переведут 9 000. Как отразить поступление?

В 1С можно выписать банковскую операцию: Банк → Поступление на расчетный счет (или кассовый приход, если вдруг наличными, но с маркетплейсов обычно безнал). Заполните:

• Дата и номер платежного поручения.
• Контрагент = маркетплейс.
• Счет расчетов = 62 или 76 (счет, на котором учитывалась дебиторка по продажам). В платежке можно выбрать счет "аванс/оплата от покупателя".
• Сумма = фактически полученная на счет сумма (выручка минус комиссия).

После проведения этого банковского документа у вас в учете отразится поступление денег от комиссионера. Дебет 51 (расчетный счет) – Кредит 62/76 (закрытие дебиторской задолженности маркетплейса перед вами) на полученную сумму.

В результате всех операций ваша прибыль правильно посчитана: выручка отражена, себестоимость списана, комиссия учтена как расход. Товары, которые не продались, вернулись на склад, проданные – исчезли со счета 45. Можно готовить следующий цикл продаж.

10. Примеры отчетов для различных маркетплейсов (Wildberries, Ozon)

Каждый маркетплейс имеет свои особенности документооборота, но принципы комиссионной торговли одинаковы. Рассмотрим кратко специфику Wildberries и Ozon.

Wildberries: эта платформа действует строго как комиссионер: продавец отгружает товар на склады WB (схема аналогична FBO – Fulfillment by Operator). Wildberries формирует для продавца еженедельные отчеты о продажах, которые включают информацию о:

• Продажи (выкупы) – товары, которые покупатели выкупили (забрали из пунктов выдачи) за период.
• Возвраты покупателей – товары, которые покупатели вернули в период.
• Списания – товары, списанные по различным причинам (утеря, брак и т.д.).
• Вознаграждение – комиссия Wildberries, а также расходы на доставку, эквайринг и прочие услуги.

Все эти данные Wildberries предоставляет в личном кабинете продавца, откуда их можно выгрузить (например, в Excel). В 1С версии 3.0.114 и выше реализована загрузка таких отчетов. Вы можете либо вручную скачать отчет и загрузить его через «Загрузить отчеты о продажах (из файла)», либо настроить интеграцию по API и получать данные нажатием кнопки («Получить отчеты за период»). При загрузке все три блока данных (продажи, возвраты, списания) попадут в соответствующие документы 1С.

Wildberries присылает также Акт сверки и Отчет агента в электронном виде, которые можно использовать для проверки. Обычно выплата от WB происходит раз в неделю по итогам отчетного периода.

Ozon предлагает две схемы работы – FBO (склад Ozon) и FBS (склад продавца). При FBO учет точь-в-точь как описано: вы передаете товар Ozon на склад (документ «Передача на реализацию»), Ozon продает и отчитывается. При FBS товар хранится у вас до продажи, фактически передачу на реализацию можно оформлять под конкретную продажу (но в 1С можно и не отражать передачу вовсе, а сразу продажу – т.к. товар до момента продажи у вас на складе). В обоих случаях договор комиссии: Ozon выступает агентом, продает товар покупателю на своем сайте.

Интеграция с Ozon также поддерживается: есть загрузка отчетов о продажах через файл Excel выгрузки или по API запросу, похожая на Wildberries. Отличие Ozon – он может отдельно предоставлять Акт об оказании услуг (на свою комиссию) ежемесячно. Этот акт удобно использовать для отражения поступления услуг в 1С (комиссии). Кроме того, Ozon может взимать штрафы или дополнительные услуги (например, платная подсветка товаров и т.п.) – их тоже относите на прочие расходы при необходимости.

11. Заключение и рекомендации по работе с маркетплейсами

Комиссионная торговля через маркетплейсы может показаться сложной из-за множества документов, но с правильной настройкой 1С все становится прозрачным. Мы рассмотрели полный цикл: от отгрузки товаров площадке до получения денег на расчетный счет, со всеми необходимыми шагами учета. Напоследок, несколько рекомендаций для успешной работы:

• Настройте все с самого начала. Убедитесь, что включили функциональность комиссионной торговли и завели маркетплейс с правильными реквизитами. Это разовая работа, которая предотвратит проблемы в будущем.
• Используйте интеграцию по максимуму. Если ваш тариф 1С позволяет, подключите интеграцию с Wildberries/Ozon через API. Автоматическая загрузка отчетов и остатков экономит время и снижает риск ошибок при ручном вводе.
• Ведите учет оперативно. Не копите документы: как получили отчет от маркетплейса – сразу вносите в 1С. Так вы всегда будете видеть актуальную картину: сколько товара еще на складе WB/Ozon, сколько продано, сколько денег они должны перечислить.
• Следите за возвратами и списаниями. Эти события влияют на ваш склад и финансы. Оформляйте возвраты товаров сразу, как они произошли, чтобы не забыть. Списания (брак/утрата) – отдельный случай, требующий акта от маркетплейса; не игнорируйте их, чтобы товар не "повисал" мертвым грузом в учете.
• Контролируйте расчеты с маркетплейсом. Регулярно сверяйтесь: все ли платежи получены, правильно ли учтена комиссия. В оборотно-сальдовой ведомости или отчете по контрагенту удобно видеть задолженность. Идеально, если после каждого цикла продаж у вас нет долгов друг перед другом (или есть небольшая задолженность до ближайшей выплаты).
• Храните первичные документы. Отчеты комиссионера, акты услуг, акты списаний – сохраняйте их (электронные или бумажные версии). Они могут потребоваться для контроля, аудита или разборок с налоговой. 1С позволяет прикреплять сканы документов прямо к учетным записям, пользуйтесь этим для удобства.

Работая по этим шагам, вы получите точный и прозрачный учет продаж на маркетплейсах. 1С автоматизирует многие рутинные операции: сама рассчитает комиссию (если настроен процент), сформирует проводки, поможет сопоставить товары. Вам останется анализировать результаты – какие товары лучше продаются, какая прибыль с учетом комиссий.