Когда всё работает как часы — заказы идут, товар на месте, клиенты довольны — легко забыть о закулисных процессах. Один из них — инвентаризация. Кажется, ну зачем лишний раз считать коробки на складе, если и так всё идёт нормально? Но именно здесь часто кроется ошибка: один неучтённый товар, пара забытых позиций — и уже заказ не отправлен, рейтинг упал, клиент ушёл. Особенно это актуально для тех, кто работает на маркетплейсах: здесь счёт идёт на часы, и любая несостыковка в остатках может обернуться потерей продаж. В этой статье мы расскажем, что такое инвентаризация, почему она необходима каждому продавцу на маркетплейсе и как превратить её в полезную бизнес-привычку.
Инвентаризация на маркетплейсах
Столкивались с тем, что заказ отменён, хотя он «есть в системе», а на складе его нет? Как правило, это результат того, что вы проигнорировали инвентаризацию. Она помогает избежать таких накладок, держать склад под контролем и, главное, не терять прибыль. Объясняем, зачем продавцам на маркетплейсах инвентаризация и как её правильно проводить.
Что такое инвентаризация
Это своего рода ревизия — процесс сопоставления данных о товарных остатках в учётной системе с тем, что действительно находится на складе. Cчитаем, проверяем, сверяем. Цель — убедиться, что все товары на месте, ничего не потерялось, не сломалось и не исчезло. Инвентаризация помогает понять, что реально происходит с вашими запасами.
Инвентаризация для маркетплейсов
Когда вы торгуете на маркетплейсах, вы опираетесь на автоматизированные данные — остатки в личном кабинете. Но эти цифры не всегда совпадают с реальностью. Ошибки могут возникать при приёмке, отгрузке, возвратах и просто из-за человеческого фактора. Регулярная сверка этих данных с физическими запасами — залог того, что продажи не остановятся из-за банального несоответствия.
Для селлера инвентаризация — это способ держать руку на пульсе бизнеса. Вы знаете, что и в каком количестве у вас есть, где оно находится и что нужно пополнить. Это не просто учёт, это основа устойчивой логистики и бесперебойных продаж.
Что проверяют при инвентаризации
Во время инвентаризации продавец оценивает:
- количество каждой товарной позиции;
- актуальность данных в учётной системе;
- физическое состояние товаров (нет ли брака, повреждений);
- наличие сроков годности, если они важны;
- соответствие маркировки и артикула.
Любое расхождение между фактом и учётом — это сигнал. Возможно, в учётной системе не было зафиксировано поступление, или произошла ошибка при возврате. Такие моменты важно находить и исправлять, чтобы система не подвела в самый неподходящий момент.
Виды инвентаризации
Инвентаризация бывает нескольких типов:
- Полная — пересчёт всех товаров. Обычно проводится раз в год или перед крупными изменениями (например, переездом склада).
- Выборочная — охватывает только часть ассортимента. Её можно делать регулярно, чтобы контролировать популярные или проблемные позиции.
- Внеплановая — проводится по необходимости: при подозрении на недостачу, смене ответственного лица или при технических сбоях.
Каждый тип имеет свою задачу, и продавец сам выбирает, как часто и в каком формате проводить проверку. Главное — не запускать ситуацию.
Сроки проведения инвентаризации
Формально, большинство предпринимателей проводят полную инвентаризацию хотя бы раз в год — чаще всего в конце календарного или налогового периода. Это помогает подготовить корректные отчёты и закрыть год с точными цифрами.
Однако рекомендуем делать частичные проверки чаще — хотя бы раз в квартал. Особенно это важно, если ассортимент большой, товары быстро оборачиваются или есть частые возвраты. Так проще выявлять ошибки по ходу и не тратить кучу времени на глобальную зачистку.
Как проводить инвентаризацию: пошаговая инструкция
Процесс инвентаризации можно разбить на логичные этапы. Они одинаково актуальны как для небольших продавцов, так и для тех, у кого объёмы уже серьёзные:
- Подготовка
- Назначение даты
- Распределение обязанностей
- Сбор фактической информации
- Сверка с системой
- Разбор причин расхождений
- Формирование итогового отчёта
Далее рассмотрим каждый шаг подробнее.
Подготовка к инвентаризации
Начинать нужно не с пересчёта, а с организации. Убедитесь, что:
- вы понимаете, какие категории товаров будут проверяться;
- данные в системе учёта обновлены;
- под рукой есть шаблоны или таблицы для фиксации данных.
Грамотная подготовка позволяет ускорить сам процесс и не тратить время на импровизацию.
Определение даты и времени
Лучше всего выбирать момент, когда склад не перегружен. Это может быть время, когда все отгрузки уже сделаны, или выходной, если бизнес позволяет. Чтобы не терять прибыль из-за временных простоев, избегайте процесс инвентаризации во время активных продаж.
Назначение ответственных сотрудников
Если у вас есть команда, назначьте конкретных людей: кто будет считать, кто — записывать, а кто — контролировать. Каждый должен понимать свою задачу. Так работа пойдёт быстрее и грамотнее. Если вы работаете в одиночку, подумайте, не подключить ли временного помощника — это значительно упростит процесс.
Сбор данных
Приступаем к физическому подсчёту. По каждой товарной позиции нужно:
- зафиксировать артикул;
- записать количество;
- при необходимости отметить состояние товара;
- проверить упаковку и срок годности.
Важно быть внимательным и не полагаться на память. Перепроверяйте каждую деталь — ошибки на этом этапе обернутся неточностями в отчёте.
Сравнение данных
Теперь сверяем полученные цифры с тем, что указано в системе (в учётной программе, Excel или кабинете маркетплейса). Для каждой позиции анализируем:
- есть ли расхождения;
- в какую сторону они — излишек или недостача;
- есть ли объяснение (например, неучтённый возврат или пересорт).
Чем тщательнее вы подойдёте к сверке, тем меньше будет неожиданностей в будущем.
Анализ расхождений
Если вы нашли расхождения, не спешите просто списывать или добавлять. Попробуйте разобраться в причинах: ошибка при отгрузке, неучтенный возврат, а может быть кража или брак. В зависимости от причины, принимайте меры — корректируйте учёт, меняйте процесс или пересматривайте политику приёмки.
Подведение итогов и отчётность
После завершения всех этапов составьте отчёт. Он должен включать итоговую сводку по всем позициям, список расхождений, объяснения и принятые меры.
Этот документ пригодится не только для отчётности, но и для анализа: в чём слабые места, что стоит улучшить, как часто проводить следующие проверки.
Инвентаризация — это не просто рутина. Это инструмент контроля, безопасности и устойчивого роста. Даже если у вас пока немного товаров, приучите себя регулярно проверять остатки. Это привычка, которая упростит управление бизнесом, сэкономит вам время и деньги.
46
5 мин.