Содержание
Счёт поставщика в МоемСкладе: проверьте плановую дату до оплаты
Счёт поставщика удобно использовать, когда закупка согласована, а деньги нужно перечислить позже. Перед передачей такого счёта на оплату проверьте, какое событие он отражает и какие документы ещё предстоит оформить.
По инструкции МоегоСклада, счёт позволяет планировать оплату. Он не увеличивает складской остаток: поступление отражает Приемка, а оплату учитывает Платеж. Плановую дату задают в поле «План. дата оплаты».
Подготовьте основание для оплаты
Соберите счёт от поставщика, согласованные условия закупки и заказ, если он уже создан в системе. Если есть несколько версий счёта, сначала выясните, какая действует. Для контроля заведите короткую запись: поставщик, номер и дата внешнего счёта, организация-покупатель, сумма, согласованный срок и ответственный.
Не определяйте срок только по дате создания записи в программе. Основание для выбранной даты должно быть понятно тому, кто будет готовить платёж. Если условия предполагают оплату после согласованного события, уточните его наступление до передачи счёта в работу.
Создайте счёт и проверьте перенесённые данные
В МоемСкладе откройте Закупки → Счета поставщиков и нажмите +Счет. Укажите организацию, контрагента и склад, добавьте позиции и сохраните. Если заказ поставщику уже есть, в нём можно выбрать Создать документ → Счет поставщика: позиции перенесутся из заказа. Это документированные способы создания счёта, а не подтверждение корректности его содержания.
Сверьте запись с внешним основанием:
| Что проверить | С чем сравнить | Что выяснить при расхождении |
|---|---|---|
| Организация и поставщик | Реквизиты согласованной закупки | Та ли сторона будет платить и получать деньги |
| Состав и количество | Последняя согласованная версия счёта | Не остались ли отменённые позиции |
| Цены и НДС | Условия поставщика | Не подставились ли прежние значения из карточки |
| Плановая дата | Согласованный срок оплаты | Есть ли основание платить именно в этот день |
Документация предупреждает, что цены и НДС подставляются из карточки товара. Поэтому сохранённый документ стоит проверять даже после создания из заказа. Не меняйте налоговые условия по догадке: передайте спорный пункт ответственному за учёт.
Назначьте плановую дату и передайте счёт ответственному
Заполните План. дата оплаты и сохраните изменения. Затем повторно откройте счёт: проверьте дату, сумму и контрагента в сохранённой записи. В рабочей передаче укажите ссылку или номер документа и основание срока, чтобы коллега мог проверить исходные условия.
Если поставщик прислал исправление, сопоставьте его с текущей записью до создания ещё одного счёта. Отдельно выясните, не передана ли прежняя версия на оплату. Иначе в рабочем списке могут остаться два основания для одной закупки. Это организационная проверка, а не обещание автоматической защиты сервиса от дублей.
Проверьте фактические события отдельно
Перед перечислением денег проверьте, не был ли счёт уже оплачен. После оплаты сверяйте фактическую операцию и её учёт, а при поступлении товара оформляйте складской документ по реальной поставке. Наличие плановой даты само по себе не подтверждает ни одно из этих событий.
Если возникло расхождение по задолженности, используйте порядок сверки документов и платежей. Это отдельная задача: план оплаты помогает организовать предстоящее действие, а сверка объясняет уже отражённые движения.
Проверка счёта закончена, когда сохранённая запись соответствует действующему основанию, дата согласована, ответственный определён и установлено, что платёж не будет повторным. Если срок или версия документа не подтверждены, сначала уточните их у участников закупки.
Комментарии 0