Содержание
Долг поставщику не совпадает: как сверить документы и платежи
Поставщик прислал акт сверки, а сумма в учётной системе другая. Перевести разницу, чтобы закрыть вопрос, легко. Сначала стоит выяснить, действительно ли это долг: стороны могли взять разные периоды, организации или наборы документов.
Ниже порядок управленческой сверки по одному поставщику на примере МоегоСклада. Он помогает найти строки расхождения до обсуждения оплаты или исправления учёта.
Зафиксируйте одинаковые границы
Попросите детализацию расчёта поставщика и сохраните свою выгрузку на ту же дату. Запишите организацию, контрагента, валюту, начало и конец периода, а при разделении расчётов также договор.
Сальдо на начало обязательно: одинаковые обороты за месяц не дадут одинаковый итог, если стороны начали с разных сумм. Не смешивайте расчёты двух юридических лиц из одной группы и не складывайте разные валюты.
В МоемСкладе отчёт «Взаиморасчеты» находится в разделе «Деньги» и формируется по проведённым товарным и денежным документам. В детализации контрагента видны начальное и конечное сальдо, а также движения. По правилам этого отчёта положительное конечное сальдо означает ваш долг, отрицательное означает долг контрагента. В акте другой стороны знак может читаться иначе: сравнивайте смысл, а не только плюс или минус.
Сопоставьте документы, а не итоговые суммы
Сведите обе стороны в рабочую таблицу. Одну строку выделяйте для одного подтверждённого события. Если платёж закрывает несколько поступлений, сохраните это распределение отдельно, не копируя полную сумму платежа в каждую строку.
| Поле | Что проверить |
|---|---|
| Вид, номер и дата документа | Одна ли операция имеется в виду |
| Организация и контрагент | Правильно ли выбрана сторона расчёта |
| Валюта и сумма | Сравниваются ли одинаковые значения |
| Дата отражения | Попала ли операция в выбранный период |
| Наличие у каждой стороны | Где отсутствует подтверждение |
| Причина разницы и действие | Что нужно уточнить или исправить |
Номер без даты и суммы недостаточен: нумерация может повторяться. При этом одинаковые дата и сумма не доказывают дубль, если были две реальные поставки.
Разберите типовые причины
Оплата есть в банке, но отсутствует в сверке. Сопоставьте платёж с записью в учёте, её контрагентом и состоянием проведения. Не создавайте второй платёж, пока не нашли или не исключили существующий.
Товар принят в другом периоде. Проверьте даты и документальное основание. Разницу на границе периода объясняют конкретной операцией, а не произвольной корректировкой общей суммы.
Аванс виден только у одной стороны. Найдите исходный платёж и уточните, где он учтён. Не переносите аванс между организациями или договорами только ради совпадения итогов.
Есть возврат, скидка или исправленный документ. Сверьте согласованное основание и обе версии записи. Само наличие переписки не доказывает, что изменение уже отражено у каждой стороны.
Зафиксируйте согласованный итог
Для каждой разницы выберите один исход: подтверждена и отражена, подтверждена и ждёт отражения, оспаривается либо требует документа. Укажите ответственного и следующий шаг.
После исправлений повторно сформируйте детализацию на прежние границы и сохраните сравнение. Если меняли период, сделайте это явно: иначе новое совпадение ничего не докажет.
Сверка закончена, когда итог можно восстановить из начального сальдо и сопоставленных движений, а оставшиеся расхождения перечислены отдельно. Совпадение суммы без объяснения строк не заменяет проверку и само по себе не является основанием для платежа.
Комментарии 0