Закрывающие документы Мегамаркета: проверьте комплект по схеме работы

Скачанный файл ещё не подтверждает, что комплект закрывающих документов за период полный. Для продавца Мегамаркета полезно сначала разложить ожидаемые пакеты по схеме работы и фактически оказанным услугам, а затем сверить полученное.

Составьте карту ожидаемых пакетов

По базе знаний Мегамаркета, пакеты относятся к программе лояльности, товарной части, продвижению и, для FBO, складской обработке и хранению. Состав зависит от схемы; актуальный перечень и шаблоны площадка отсылает проверять в оферте. Документы за продвижение предусмотрены, если услуги оказывались.

Откройте рабочий реестр за конкретный отчётный период. Запишите магазин, схему, тип пакета и ответственного сотрудника. Отдельной колонкой укажите основание ожидания: продажи или использованная услуга. Не переносите список FBO на DBS целиком и не отмечайте отсутствующим документ по услуге, которой не было.

При нескольких магазинах сохраните их раздельно до сверки. Одинаковое название файла не означает, что он относится к нужному магазину или периоду.

Сопоставьте ожидание с полученными файлами

Площадка указывает появление документов в разделе Финансы через 1–3 рабочих дня после окончания отчётного периода; фильтры помогают выбрать месяц или год. Для подключённого ЭДО справка отдельно указывает получение электронных документов через 5–7 рабочих дней. Эти интервалы описывают разные каналы получения.

Внесите в реестр номер, дату, период, тип и канал каждого полученного документа. Сопоставьте реквизиты с самим файлом, а не только со строкой списка. Сохраните исходный файл и момент получения рядом с записью: бухгалтеру понадобится воспроизводимый комплект.

Не подменяйте проверку комплектности проверкой сумм: файл может присутствовать, но содержать расхождение. Для каждой строки нужны отдельные отметки «получен», «проверен» и «передан на подписание».

Передайте исключения ответственному

Для недостающего пакета соберите идентификатор магазина, схему, отчётный период, тип ожидаемого документа и перечень уже полученных файлов. Если расхождение внутри документа, приложите его номер и конкретные спорные строки. Так обращение будет описывать проверяемую ситуацию.

Справка также описывает УКД при корректировках прошлых периодов. Поэтому новую версию нельзя молча заменить в папке: сохраните связь с исходной и отметьте, какую версию передали бухгалтеру.

Закройте реестр по фактическому результату

Подписание требует содержательной проверки и полномочий подписанта. Отметка о наличии файла не заменяет её. Перед отправкой сверяйте применимые сроки и порядок обмена с действующими условиями площадки и ответственным за документооборот.

Итоговый реестр должен показывать для каждого ожидаемого пакета полученные документы, результат проверки и следующее действие. Нерешённые строки остаются с ответственным и причиной, а не исчезают после скачивания общей папки.