Внутренний заказ в МоемСкладе: как передать потребность в закупку или перемещение

Потребность склада и решение о закупке не обязаны появляться одновременно. Если отделы передают заявки устно, трудно понять, какие позиции уже включены в закупку, а какие можно переместить с другого склада. Внутренний заказ помогает сохранить сам запрос до выбора способа исполнения.

Отделите потребность от движения товара

По справке МоегоСклада, внутренние заказы предназначены для планирования закупок и перемещений внутри организации. На их основании можно создавать связанные документы.

Не считайте сохранённую заявку подтверждением того, что товар уже приехал или переместился. Для рабочего контроля заранее договоритесь, кто формирует потребность, кто выбирает способ исполнения и кто проверяет фактическое поступление.

Оформите исходную заявку

В разделе Склад → Внутренние заказы нажмите +Заказ. Укажите организацию, валюту, склад и плановую дату приёмки, добавьте позиции и сохраните.

Перед передачей заявки проверьте вариант товара, количество и единицу учёта. Отдельно сохраните, к какому обязательству или периоду относится потребность. Плановая дата нужна как ориентир запроса; она не заменяет подтверждение поставщика.

Внутренние заказы поддерживают дополнительные поля и статусы. Если используете их для согласования, определите смысл каждого статуса внутри команды. Не приписывайте собственному названию статуса автоматическое действие, пока оно не настроено и не проверено.

Выберите документ исполнения

Внутри заказа нажмите Создать документ. МойСклад предлагает, в частности, Перемещение, Заказ поставщику, Заказ поставщику с учётом «доступно» и Снабжение (Сбор заказа). Вариант с учётом «доступно» учитывает материалы или товары, доступные на складе.

Выбор зависит от реального источника обеспечения. Если ресурс есть в организации, проверьте возможность внутренней передачи. Если нужна закупка, согласуйте поставщика и сроки. Не создавайте несколько документов разных типов на полную сумму одной потребности без проверки, не дублируют ли они друг друга.

После выбора откройте сформированный документ, проверьте его поля и строки и только затем сохраните. Существование исходной заявки не гарантирует, что все данные нового документа уже соответствуют вашему решению.

Если объединяете несколько запросов

Из нескольких внутренних заказов можно создать заказ поставщику, в том числе с учётом «доступно», или Снабжение. Перед объединением составьте контрольный список исходных заявок, складов, позиций и количества. После формирования сопоставьте строки результата с этим списком и разберите изменения.

Сохраните номера созданных документов и оставшуюся потребность отдельно от исходной. Рабочий результат: по каждой заявке понятно, как она исполняется и что ещё не обеспечено. Фактическую приёмку или перемещение сверяют по своим документам и товару, а не по наличию внутреннего заказа.