Содержание
Объединение контрагентов в МоемСкладе: что проверить до необратимой операции
Две записи с похожим названием не обязательно являются дублями. До объединения нужно подтвердить, что это один и тот же контрагент, и решить, какая запись останется основной. Иначе уборка справочника может изменить контекст уже существующих документов.
Этот порядок проверки предназначен для сотрудника, который ведёт контрагентов в МоемСкладе. Результат работы: обоснованное решение об объединении или список расхождений, из-за которых операцию нужно остановить.
Сначала учтите последствия
По инструкции МоегоСклада, после объединения система использует основного контрагента в связанных документах, операциях и отчётах. Другие выбранные записи уходят в архив. Их банковские счета заменяются банковским счётом основной записи. Отменить объединение нельзя.
Поэтому архивирование здесь не следует воспринимать как безопасную папку, из которой можно просто вернуть прежние связи. Если есть сомнения в идентичности или реквизитах, сначала разберите их с ответственным за учёт.
Соберите карточку решения
До нажатия кнопки выпишите сведения по каждой предполагаемой копии. Используйте внутренние идентификаторы записей: одинаковые названия плохо подходят для фиксации результата.
| Что сравнить | Для чего это нужно |
|---|---|
| Идентификатор записи и реквизиты организации | Подтвердить, что речь об одном лице |
| Договоры и связанные документы | Найти различия, скрытые одинаковым названием |
| Банковские реквизиты | Выявить последствия замены счёта |
| Актуальность контактов и ответственный сотрудник | Выбрать рабочую основную запись |
| Суммы и количество документов в выбранном срезе | Получить исходную точку для проверки после операции |
Это редакционный контрольный список, а не встроенная форма сервиса. Сохраните его в доступном вашей команде журнале изменений. Не переносите реквизиты клиентов в публичные файлы.
Выберите основную запись осознанно
Не назначайте основной первую найденную карточку только потому, что она старше. Сверьте актуальные реквизиты и документы с ответственным сотрудником. Если один поставщик сменил банковский счёт, выясните, как команда должна хранить историю расчётов, прежде чем применять массовую замену.
Отдельно остановитесь на договорах с разными юридическими лицами одной группы. Общий бренд, телефон или менеджер ещё не делают их одним контрагентом.
Зафиксируйте: какие идентификаторы объединяются, какой остаётся основным, почему записи признаны дублями и кто проверил реквизиты. Снимок исходных данных нужен для диагностики; он не создаёт отсутствующую в сервисе отмену.
Выполните операцию и проверьте связи
Когда основание подтверждено, следуйте официальной инструкции: в списке контрагентов CRM выделите нужные записи, выберите изменение и объединение, затем укажите основную. Не включайте в выделение соседние строки с похожими именами.
После завершения откройте несколько заранее выбранных связанных документов из каждой бывшей записи. Проверьте контрагента и реквизиты, а затем повторите тот же срез отчёта, который сохранили до операции. Сравнивайте одинаковые условия отбора.
Если итог не совпадает с ожидаемым, не объединяйте следующую группу. Сохраните идентификаторы, пример документа и описание различия; найдите операцию в истории объединения, доступной по инструкции сервиса, и передайте разбор ответственному.
Когда работа завершена
- Подтверждено, что записи описывают одного контрагента.
- Выбор основной записи и её банковских реквизитов объясним.
- Проверены документы из каждой объединённой записи.
- Сохранены исходный срез, результат и след операции.
Чистый справочник здесь вторичен. Главный результат: документы продолжают описывать правильного участника расчётов, а изменение можно объяснить по сохранённой проверке.
Комментарии 0