Неактивный поставщик в МоемСкладе: что проверить перед архивом

С поставщиком больше не закупают, но его карточка остаётся среди рабочих. До очистки справочника решите, что нужно сделать: убрать запись из текущих операций или исправить дубль. Это разные задачи, и у них разные последствия.

Для неактивного контрагента МойСклад описывает архив: запись скрывается и блокируется для операций, при этом историю взаимодействий можно просмотреть. Общая инструкция по архиву также уточняет, что существующие документы не пропадают и элемент можно извлечь обратно. Не трактуйте архивирование как закрытие обязательств перед поставщиком.

Проверьте, завершена ли работа

Найдите карточку по реквизитам и сопоставьте её с нужным поставщиком. Проверьте открытые заказы, ожидаемые поступления, возвраты и неразобранные расчёты. Составьте список исключений с ответственными. Решение «больше не закупаем» не означает, что по старым операциям больше ничего не потребуется.

Согласуйте, кто принимает решение об ограничении новых операций и кто работает с оставшимися вопросами. Если идут поставки или исправления документов, сначала уточните дальнейший порядок у владельца учёта. Не используйте архив как способ скрыть неудобную задолженность.

Отделите неактивность от дубля

Если выяснилось, что карточек несколько, сравните реквизиты и историю каждой. Похожее название не доказывает, что это одно лицо. Архивирование не объединяет историю двух карточек; не считайте его заменой разбору дублей.

Если речь действительно о завершённом сотрудничестве с одной установленной стороной, архив соответствует задаче ограничения рабочих операций. Зафиксируйте причину и дату решения рядом с вашей рабочей записью о поставщике.

Проверьте результат в вашей работе

После согласованного архивирования проверьте, что карточка больше не используется в текущем процессе и доступ к истории сохранён для ответственного сотрудника. Опирайтесь на фактическое состояние записи, а не только на исчезновение названия из привычного списка.

Если поставщика выбирает интеграция или регулярный процесс, отдельно проверьте его поведение с ответственным за обмен. Описание архива в справке не подтверждает, как отреагирует сторонний модуль. Не меняйте настройки обмена без установленной связи с конкретной карточкой.

Сохраните понятную передачу дел

Итоговая запись должна отвечать на три вопроса: с кем прекращены новые операции, какие старые вопросы ещё требуют действий и где просматривать историю. При возобновлении сотрудничества сначала проверьте состояние существующей карточки. Создание новой только потому, что старую не видно, может снова раздробить историю поставщика.