Один платёж на несколько документов в МоемСкладе: проверьте распределение

Один банковский перевод может закрывать несколько документов. Если связать его только с первым или распределить без проверки, сумма поступления останется правильной, а оплата отдельных документов будет отражена иначе, чем договорились с контрагентом.

Подготовьте основание распределения

Найдите платёж в банковской выписке и документы, которые он оплачивает. Сверьте организацию, контрагента, дату, валюту и сумму. Назначение платежа сопоставьте с договорённостью: близкие суммы и соседние даты сами по себе не определяют, какой счёт оплачен.

Если деньги уже отражены в МоемСкладе, работайте с существующим платежом. Не создавайте второй документ только для того, чтобы связать его с ещё одним счётом. Сначала исключите повторную загрузку того же поступления и выясните, какие связи у него уже есть.

Проверьте суммы по каждому документу

По справке МоегоСклада о платежах, платёж можно привязать к нескольким товарным документам и определить сумму оплаты для каждого. В разделе Деньги → Платежи откройте нужный документ и используйте Привязать платеж. Выберите основания, подтвердите привязку и проверьте суммы перед сохранением.

Составьте контрольный список:

• номер и сумма поступления по выписке;
• документы, на которые оно должно распределиться;
• согласованная часть платежа для каждого документа;
• часть, по которой основание пока не установлено.

Сумма распределённых частей и остатка должна объяснять весь платёж. Если денег не хватает на все выбранные документы, зафиксируйте частичную оплату, а не подгоняйте сумму поступления. Не распределяйте один перевод одновременно на альтернативные основания только потому, что они относятся к одному заказу: проверьте связь документов и ожидаемый результат.

Не принимайте автоматический порядок за договорённость

Справка указывает, что при добавлении документов доступная сумма распределяется по порядку. Кнопка Перераспределить сумму платежа также распределяет её сверху вниз, начиная с максимально возможной суммы для верхнего документа. Это правило интерфейса, а не подтверждение назначения денег.

После добавления нового основания перечитайте все строки. Под документом показаны привязанная и непривязанная суммы. Красное отрицательное доступное значение означает, что часть привязанных документов не будет оплачена. Разберите нехватку до завершения проверки.

Подтвердите результат в обе стороны

После сохранения откройте платёж и каждый связанный документ. Проверьте сумму оплаты и оставшуюся задолженность в том же контексте организации и контрагента. Затем сопоставьте итог с исходным банковским поступлением: распределение не должно превращаться в создание дополнительных денег.

Если основания спорные, сохраните расхождение и запросите уточнение назначения у ответственного за расчёты. В записи о проверке оставьте банковский идентификатор, список документов, распределённые суммы и источник решения. Работа завершена, когда у каждого оплаченного документа есть понятное основание, а весь перевод объясняется без дублей и нераспределённой неизвестной части.