Копия задачи в МоемСкладе: передайте контекст заново

Регулярную сверку поставки или документов удобно начать с копии прошлой задачи. Но старая задача могла содержать в комментариях объяснение расхождения, уточнённый файл или договорённость о следующем действии. Проверьте, что новый исполнитель получит эти сведения.

По справке МоегоСклада, при копировании задачи комментарии и статус исполнения не копируются. Функция задач доступна на тарифах с CRM. Это постоянный порядок работы сервиса, а не объявление о новом обновлении.

Подготовьте содержание повторной проверки

Откройте прошлую задачу и найдите фактический результат. Не считайте её заголовок достаточной инструкцией: «проверить поставку» не объясняет, какие документы сравнить и какое расхождение ещё осталось.

Для повторной сверки подготовьте короткий текст:

• объект проверки и период;
• исходные документы или ссылки на них;
• известное расхождение;
• ожидаемый результат;
• кому передать вопрос, если данных не хватает.

Это рекомендуемый состав поручения. Он помогает отделить сведения о прошлой операции от задания на новый период. Если прошлый файл уже заменён, прямо укажите, какая версия нужна сейчас.

Скопируйте и проверьте поля

В открытой задаче нажмите Копировать. В получившейся задаче проверьте описание, исполнителя и срок, не полагаясь на то, что копия уже готова к работе. Перенесите нужный контекст из прежних комментариев отдельным понятным описанием или новым комментарием.

Если нужен комментарий конкретному сотруднику, введите @, начните вводить имя, фамилию или логин и выберите сотрудника из предложенного списка. Сохраните задачу и снова откройте её, чтобы проверить содержание.

Укажите настоящий срок

У задачи без срока есть особенность: она отображается в группе Сегодня. Поэтому присутствие в этой группе само по себе не доказывает, что проверку назначили именно на текущий день.

Согласуйте срок повторной сверки с исполнителем и внесите его в задачу. Если срок пока определить нельзя, запишите причину и следующее действие в описании. Не заменяйте отсутствующую дату устной договорённостью, которую следующий сотрудник не увидит.

Закройте поручение по результату

Попросите исполнителя зафиксировать, что сверено, какие документы подтверждают результат и какие вопросы остались. Только после фактического завершения переведите переключатель Выполнена в активное положение.

Для передачи смене достаточно повторно открыть новую задачу и проверить четыре вещи: нужный исполнитель, актуальный период, доступные исходные данные и понятный результат. Если часть материалов осталась только в старых комментариях, поручение ещё требует дополнения. Сам факт создания копии не подтверждает завершение сверки.