Импорт товаров из Excel в МойСклад: проверка до массового обновления

Импорт прошёл без ошибки, но часть товаров получила чужие характеристики или рядом появились новые карточки. Успешная загрузка файла подтверждает выполнение операции, а не правильность сопоставления строк.

Для массового обновления справочника в МоемСкладе сначала подготовьте контрольный набор и сравнение «до и после». Речь об изменении данных существующих товаров, а не об импорте остатков или переносе всей базы.

Решите, что именно разрешено менять

Составьте короткое задание: выбранные товары, поля для изменения, источник новых значений и поля, которые должны сохраниться. Оставьте исходную выгрузку отдельно от рабочего файла. Зафиксируйте дату и идентификаторы записей, чтобы впоследствии сравнить именно те товары.

Не включайте в файл все доступные столбцы «на всякий случай». Лишняя колонка увеличивает число изменений, которые потребуется проверить.

Инструкция МоегоСклада описывает импорт из Excel как создание и обновление товаров. Совпадения можно искать по выбранному полю, например артикулу, коду или внешнему коду. Если значения не уникальны, одна запись может перезаписываться повторно. Сервис рекомендует сначала проверить загрузку на 5–10 позициях.

Проверьте ключ сопоставления

Выберите поле, которое действительно однозначно связывает строку файла с существующим товаром. Одинаковое название не делает два варианта одной записью. Артикул тоже не подходит автоматически, если в вашей базе его повторяют.

До загрузки проверьте:

• В контрольном файле нет пустых значений ключа.
• Один ключ встречается в файле только для одного товара.
• В действующем справочнике он соответствует нужной записи.
• Символы и начальные нули не изменились при работе с таблицей.
• Новые значения относятся к тому же варианту и единице товара.

Если соответствие неоднозначно, не запускайте импорт для спорных строк. Сначала разберите дубли справочника и происхождение ключей.

Соберите небольшой контрольный набор

Включите обычную позицию и несколько реальных случаев, где легко ошибиться: похожие названия, разные варианты, пустое необязательное поле, идентификатор с начальным нулём. Это проверка на ваших данных, а не обещание универсального списка тестов.

Контрольный импорт изменяет настоящие записи. Выполняйте его только для согласованных полей и товаров, с сохранёнными исходными значениями и понятным способом восстановления.

На этапе сопоставления колонок проверьте каждое поле назначения. В МоемСкладе для ненужного столбца предусмотрен вариант «Не загружать». Не считайте отсутствие колонки гарантией сохранности всех свойств: например, инструкция отдельно описывает влияние настройки автоматического формирования штрихкодов.

Сравните результат на уровне записей

Откройте импортированные товары и сопоставьте их с исходной выгрузкой.

Если появились лишние записи, остановите масштабирование. Повторная загрузка того же файла не является автоматическим откатом, а удаление ошибочно созданных товаров не входит в результат самого импорта.

Расширяйте загрузку только после разбора контроля

Сохраните проверенный файл, выбранный ключ, схему колонок и результат сравнения. На следующей части справочника повторите те же проверки. Любое изменение структуры файла требует повторной проверки сопоставления.

Готовность к массовому обновлению означает, что вы понимаете, какие существующие записи изменятся и почему. Сообщение «импорт завершён» без проверки этого соответствия недостаточно.

Читайте в журналеКак сохранить идентификаторы в выгрузке Excel