Сумма после фильтра Excel: проверьте видимые и скрытые строки

В отфильтрованной выгрузке остались заказы одного склада, а итог выглядит как сумма всего отчёта. Сначала определите, какой набор строк должен входить в расчёт: весь период, результат фильтра или только строки, которые сейчас видны.

Зафиксируйте границы расчёта

Работайте с копией исходной выгрузки. Запишите магазин, период, валюту и показатель: стоимость заказов, выручка и выплата продавцу не взаимозаменяемы. Выберите один числовой столбец без заголовка и общей итоговой строки. Ниже D2:D1000 обозначает ваш фактический диапазон, который нужно заменить.

Не удаляйте строки ради совпадения суммы. Сохраните обычный общий итог рядом с итогом выбранного подмножества: они отвечают на разные вопросы.

Выберите поведение скрытых строк

По документации Microsoft, функция SUBTOTAL исключает строки, отсеянные фильтром. Для суммирования код 9 учитывает строки, скрытые вручную, а 109 исключает и их. В русской версии функция называется ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ.

=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(9;D2:D1000)
=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(109;D2:D1000)

В английской версии используйте SUBTOTAL и разделитель аргументов своей локали. Разместите формулы вне фильтруемого списка, чтобы строка с результатом не исчезла вместе с данными.

Скрытие столбца не исключает его из горизонтального расчёта: Microsoft описывает эту функцию для вертикальных диапазонов. Поэтому для сравнения складов по колонкам такой приём не заменяет явного выбора показателя.

Проверьте формулу на своей выгрузке

Снимите фильтры и раскройте вручную скрытые строки в копии. Оба промежуточных итога должны совпасть для одного диапазона числовых значений. Затем оставьте фильтром небольшой набор заказов и независимо сложите их суммы. Сопоставьте результат с обеими формулами.

Временно скройте вручную одну из видимых строк с ненулевой суммой. Итог с кодом 9 должен сохраниться, а с кодом 109 измениться на сумму этой строки. Верните строку на экран. Такая проверка показывает, соответствует ли выбранная формула вашему определению подмножества.

Если итог всё ещё расходится

Проверьте конец диапазона, значения, сохранённые текстом, повторные строки и включение общего итога в исходные данные. Не расширяйте диапазон наугад до всего листа: сначала найдите конкретные строки расхождения.

Результат проверки сохраните вместе с условиями фильтра и правилом для скрытых строк. Коллеге нужен не только итог, но и возможность восстановить набор заказов, по которому он получен.