Договор в МоемСкладе: сверьте обе стороны до привязки документов

Одинаковое название договора не гарантирует, что он относится к нужной организации и контрагенту. Перед использованием записи в учёте проверьте обе стороны, тип и валюту. Ошибку в карточке легче заметить до того, как по ней начали искать документы и сверять расчёты.

Справка МоегоСклада описывает договор как запись между выбранными Организацией и Контрагентом. Реквизиты подставляются из их карточек. Для создания используется раздел «CRM → Договоры» и кнопка «+Договор».

Подготовьте основание для сверки

Возьмите действующую договорённость и данные сторон, с которыми она заключена. Для внутренней проверки запишите организацию продавца, контрагента, тип отношений и валюту. Эта статья о настройке учётной записи, а не о юридической оценке договора.

Если у бизнеса несколько юридических лиц, проверяйте точную организацию, а не привычное название магазина. Аналогично сопоставьте контрагента с нужной карточкой: сходное название другой компании не делает её той же стороной.

Проверьте карточки до создания договора

Откройте реквизиты своей организации и контрагента и сравните их с подтверждёнными данными. Если сведения расходятся, согласуйте исправление исходной карточки. Не пытайтесь компенсировать неверную сторону произвольной подписью в названии договора.

В создаваемом договоре повторно проверьте обе стороны и подставленные реквизиты. Укажите тип: купли-продажи или комиссии. В инструкции отдельно отмечены дополнительные поля вознаграждения для комиссии. Не выбирайте этот тип только потому, что в другом процессе тоже встречается слово «комиссия».

Отдельно согласуйте валюту

Если работа идёт с несколькими валютами, справка предусматривает выбор валюты договора. Сверьте её с реальной договорённостью. Название контрагента и предыдущий документ не являются достаточным основанием для выбора.

Перед сохранением удобно пройти короткую проверку:

• Организация соответствует стороне договорённости.
• Выбран нужный контрагент и проверены его реквизиты.
• Тип отражает отношения сторон.
• Валюта согласована с исходными данными.
• Название помогает отличить запись от похожих договоров.

Проверьте применение на одном документе

После сохранения откройте запись и сравните значения ещё раз. По справке договор можно использовать для поиска документов в списках и отчётах. Возьмите один штатный документ, который должен относиться к этому договору, и проверьте, что его удаётся однозначно выделить вместе с нужной стороной.

Если ранее уже использовали похожую запись, сначала разберите связанные документы. Не удаляйте договор и не переносите массово связи ради исправления одного названия. Сохраните перечень затронутых записей и согласуйте действие с ответственным за учёт.

Результат настройки: договор однозначно связан с правильной парой сторон, типом и валютой, а проверяющий может найти относящийся к нему документ. Само наличие карточки договора не подтверждает полноту взаиморасчётов.