Содержание
Архив статьи расходов в МоемСкладе: проверьте историю в прибыли
Неактуальная статья расходов мешает выбирать нужную категорию в новых документах. Но убрать её из рабочего справочника и убрать расходы из прошлой прибыли означают разные задачи. Перед уборкой справочника договоритесь, какой результат нужен.
Этот порядок предназначен сотруднику, который ведёт управленческий учёт в МоемСкладе. Результат проверки: старую пользовательскую статью можно отличить от рабочей, а её прошлые суммы остаются объяснимыми в отчёте.
Что сохраняет архив
В справке об отчёте «Прибыли и убытки» МойСклад поясняет: неактуальные пользовательские статьи можно перенести в архив. Они скрываются в справочнике, но данные сохраняются. Расходы по такой статье продолжают учитываться в отчёте, где она показывается с пометкой об архивном статусе.
Системные статьи «Закупка товаров», «Возврат», «Перемещение», «Налоги и сборы», «Списание» архивировать нельзя. Поэтому сначала проверьте тип статьи. Отсутствие возможности убрать системную статью не стоит обходить переименованием других категорий или массовой правкой старых документов.
Сохраните контрольный срез
До изменения рекомендуем выбрать уже разобранный период, в котором есть расходы по этой статье. Сохраните настройки отчёта и его результат. В рабочей заметке достаточно указать:
- точное название статьи и причину, почему её больше не используют;
- период и организацию контрольного отчёта;
- сумму по статье и несколько исходных документов для сверки;
- кто подтвердил завершение использования категории;
- какую рабочую статью выбирать для новых расходов, если замена действительно нужна.
Не придумывайте новую категорию только ради короткого списка. Если прежнее и новое названия означают одну и ту же операцию, сначала согласуйте правила классификации с ответственным за учёт. Иначе разные сотрудники продолжат относить одинаковые расходы по-разному.
Разделите архивирование и исправление ошибки
Архив подходит для прекращения использования старой пользовательской статьи. Если расход первоначально отнесли не туда, это отдельная задача проверки исходного документа. Скрытие названия не доказывает, что документ классифицирован правильно.
| Задача | Что принять как результат |
|---|---|
| Убрать неактуальную пользовательскую статью из рабочего списка | История сохранена, старый расход остаётся виден в контрольном отчёте |
| Исправить неверную классификацию расхода | Есть согласованное основание для изменения конкретного документа |
| Объяснить расхождение прибыли за месяц | Установлены исходные документы и параметры отчёта |
После архивирования откройте тот же контрольный период с теми же условиями. Проверьте присутствие статьи с архивной пометкой и сопоставьте суммы. Если результат отличается, не считайте архивирование достаточным объяснением: сохраните оба среза и разберите, какие ещё изменения произошли в документах или настройках.
Как закрыть уборку справочника
Передайте сотрудникам короткое правило для новых документов и сохраните соответствие старого названия новому, если вы переходите на другую классификацию. Сопоставление понадобится при анализе периодов до и после перехода.
Задачу можно закрыть, когда рабочий список стал понятнее, а контрольная история расходов осталась проверяемой. Если цель была изменить прошлую прибыль, сначала выясните основание для исправления учёта: архив статьи сам по себе её не решает.
Комментарии 0